¿Alguna vez te has detenido a pensar en medio de un día de trabajo y te has preguntado si realmente estás siendo productivo ese día? Con “productivo” nos referimos a hacer algo importante con tu tiempo. Ésta es una pregunta muy normal, porque la realidad es que no somos muy buenos gestionando el tiempo. Es un poco triste, porque lo más preciado que tenemos en nuestras carreras y vidas es el tiempo. Cada minuto que pasa es un minuto irrecuperable.

Todos los días perdemos el tiempo de mil formas distintas. A veces nos concentramos en la tarea o actividad equivocada, o dedicamos demasiado tiempo a asuntos personales o a socializar. La lista es muy larga. El punto es que somos realmente terribles en la gestión del tiempo, y para esto, toda la industria ha surgido para ayudarnos a usarlo de manera más efectiva. Piénsalo. La industria de la gestión del tiempo es enorme. Cada año, muchas personas, empresas y equipos gastan millones de dólares tratando de mejorar el uso del tiempo. Pero debe haber otra forma.

Consideremos lo que significa para ti mantenerte despejado del caos diario. La industria de la gestión del tiempo tiene un buen propósito y muchas buenas herramientas, pero, irónicamente, demandan mucho tiempo usarlas. Lo que queremos es que te concentres y estés más comprometido con la forma en que lo afrontas todos los días. Para ello, te mostraremos una forma muy sencilla de lograr este objetivo, que hará que tu vida diaria cambie cada día que pase.

Empecemos por pensar en el significado de distribuir el tiempo de trabajo de forma más eficaz. Por tal motivo, queremos ofrecerte tres ideas que cambiarán la forma en que usas tu tiempo todos los días para aumentar la productividad. La primera es muy sencilla, se denomina la «regla 80/20». Esta es una idea muy simple: el trabajo no siempre es el mismo. Debes analizar cada tarea, persona y proyecto y preguntarte: ¿Es esta tarea lo suficientemente importante como para considerarla estratégica? ¿Hará esto que nuestro equipo se mueva más rápido? ¿O es simplemente algo que hacer? Eso es el 80%, mientras que lo estratégicamente importante es el 20%.

Además, si no dedicas tiempo a preguntarte si es del 80% o del 20% cada vez que aparece una nueva tarea, terminará dedicando demasiado tiempo al 80%. Queremos darte algunas cosas a considerar. Nunca dediques más de la mitad de tu tiempo en las tareas del 80%. Si sientes la presión de tener que dedicar demasiado tiempo a algunos asuntos del trabajo, incluso si sabes que no es estratégicamente importante, piensa en lo siguiente: ¿cómo automatizar, subcontratar o delegar el trabajo? Para automatizarlo, ¿existe alguna herramienta (como Excel o Access) que se pueda utilizar para acelerar la ejecución de cada operación? O delega. Quizás alguien pueda hacerse cargo de esta tarea.

Por cierto, puedes delegar tareas simples, como armar la presentación de PowerPoint y dejar que otros se encarguen del primer borrador, o puedes subcontratarlo por completo buscando un proveedor que pueda manejar bien las tareas que estás realizando, porque ese es su trabajo y estarás libre para que puedas concentrarse en lo que es realmente importante. Esta es la regla de oro. En el trabajo, concéntrate y sé comprometido. Pregúntate si es del 20% o del 80%, y comenzarás a asignar el tiempo de manera más eficiente.

Encuentra tu momento Einstein.

¿Alguna vez has revisado la lista de tareas pendientes en el trabajo y no sabes por dónde empezar? Esto nos pasa a todos, y sabemos parte de la respuesta: empieza por lo más importante, el 20%. A esto nos gusta llamarlo «tu momento Einstein personal». Es el periodo de cada día en el que tienes el momento de mayor productividad, el trabajo es casi divertido y no existen los problemas. Las tareas desaparecen de tu mesa fácilmente. Te sientes el más positivo y sintonizado del momento, capaz de hacer casi cualquier cosa.

Este es un sentimiento magnífico. Por eso lo llamamos el «Momento Einstein». Cada uno tiene un horario diferente: mañana, mediodía o tarde. No sabemos qué es, pero sí lo que significa. A algunas personas les pasa todas las mañanas. les gusta ir a trabajar antes que lleguen los demás. Beben café, se sientan en la mesa, miran la lista de tareas pendientes y luego empiezan a pensar en el 80/20. Hay personas que tienen un rendimiento muy alto en las primeras horas de la mañana y tratan de proteger ese momento. A ti debe pasarte lo mismo. Por supuesto, ya debes saber cuándo llegará, o si no, reflexiona, porque saber en que esforzarte es solo el primer paso. El segundo es tener muy claro a qué hora del día funciona mejor tu cerebro para trabajar en el 20%: ese será tu momento Einstein.

Protege tu tiempo.

Incluso si sabes cuándo tienes tu momento Einstein, debes trabajar más duro y asegurarse de protegerlo para que este momento permanezca intacto y tu estés enfocado. Desafortunadamente, no siempre hacemos esto. Ya hemos mencionado cómo a veces dedicamos parte de nuestro tiempo a tareas menos importantes. Esta situación debe evitarse. Pero hay más. A veces lo que hacemos es aún peor: a veces le decimos a la gente «sí» cuando, en ocasiones, hay que decir «no». Por ejemplo, cuando su colega o jefe viene en busca de ayuda, usted está sentado en la oficina haciendo un trabajo importante y te dice algo como «¿Puedes leer este informe y decirme si hay algún error?», o algo similar.

En este caso, ¿qué responderá la mayoría de la gente? casi siempre dicen «claro», «vale», «sí». Y no siempre puedes hacer esto. Lo hicimos, pero no deberíamos hacerlo. Decir que no, también es una respuesta o pedir algo de tiempo mientras te desocupas. La próxima vez que te concentres en algo importante, alguien vendrá con buenas intenciones e interrumpirá tu línea de pensamiento: míralo y dile: «Sí, puedo ayudarte, pero no puedo ahora». Revisa tu agenda y luego di algo parecido como: “Más tarde vendré a verte y lo solucionaremos, ¿vale?” Casi siempre te responderán que sí y desaparecerán. ¿Sabes lo que habrás hecho? Minimizar la interferencia de tu mejor momento para pensar del día.

Solo tomó diez segundos atender a tu colega y volver a lo que estabas haciendo. En ese momento no podemos concentrarnos en el 80%, ni siempre podemos decir «sí» a todo el mundo. Otro truco que queremos compartir contigo es el siguiente: encuentra una manera de escapar del espacio de trabajo normal. Es interesante. La oficina parece tener como objetivo maximizar la interferencia, en lugar de maximizar la reflexión.

A veces, la gente debería cerrar la puerta de la oficina. La gestión de puertas abiertas es una buena idea, aunque a veces es necesario pensar con tranquilidad. Si trabaja en un cubículo, levántese, aléjese y busque una oficina o sala de conferencias sin usar en el otro lado del edificio. Siéntese, cierre la puerta y use el silencio para completar el 20% durante tu momento de Einstein. Y aún puedes ir más lejos. Piense en todas las cosas que nos distraen y asegúrate de que esto ya no es un problema.

Por ejemplo, piensa en tu teléfono móvil. Nos gusta cómo suena, pero si deseas maximizar tus habilidades cognitivas en tu momento de Einstein, debes crear momentos en los que tanto tu programa de correo electrónico como tu teléfono inteligente estén cerrados o apagados. Te aseguro que el mundo no se acabará si haces esto y te mantienes concentrado durante 30 minutos. En tu momento Einstein, no permitas que algo te interrumpa.

Da a conocer cuando tienes tiempo disponible.

Cuando la gente te mira en el trabajo, ¿qué ven? ¿Piensan que siempre eres libre y que siempre pueden aparecer e interrumpir tu trabajo? No sé la respuesta a esta pregunta, pero sé que deberías pensar en ello e incluso ir más allá. Comienza a comunicar activamente tu disponibilidad. Encuentra una manera de hacerles saber a las personas que no deseas ser interrumpido.

Este es un ejemplo para entenderlo mejor: Algunas personas que entendían esta idea y que querían encontrar una mejor forma de mostrar a la gente de la oficina en qué nivel de gestión de tiempo y urgencia estaba cada uno, crearon un sistema de codificación por colores. En la oficina, todos tienen un velcro fuera del cubículo y todos pueden cambiar el color que está disponible a lo largo del día. Para ello utilizaron rojo, verde y amarillo. Cuando llegues al cubículo de alguien y veas el cuadrado verde, sabrás que todo está bien y puedes pasar sin previo aviso, hablar con ellos e interrumpir lo que están haciendo sin preocuparte.

Sin embargo, si te acercas y ves amarillo, ten cuidado. Están muy ocupados y aunque no se trate de una emergencia, debes tener esto en cuenta antes de interrumpirlos. Por lo tanto, evitemos causar interrupciones a menos de que sea algo realmente importante o que el jefe requiera una tarea ineludible. Eso es amarillo. Además, en algunos casos, pueden poner el color rojo, lo que significa «Peligro, por favor mantente alejado de mí, estoy trabajando a límite de tiempo o con un plazo muy ajustado. Si me molestas que sea debido a una emergencia o por un incendio que necesita ser extinguido; de lo contrario, aléjate «.

Finalmente, todos aprendieron a usar estas tarjetas para mostrar a los demás su estado y si pueden ser molestados o no. Este método puede ayudar o no, pero es un buen ejemplo. Esperamos que no solo te concentres en cómo usar tu tiempo y tu momento Einstein de manera efectiva, sino que también te concentres en el 20% y que vayas más allá. Reduce las distracciones, da ese último paso y asegúrate de que tu disponibilidad real se muestre a todos. Cuando hagas esto, sabrás lo que significa proteger la integridad de tu momento Einstein.

En conclusión.

Ahora, lo que tienes que hacer es unir todas estas reglas. Este debería ser tu objetivo diario. Debes entender la necesidad de concentrarte en el 20% del trabajo realmente importante, luego considerar tu propio tiempo, es decir, tu momento Einstein, momento en el que te conocerás psicológicamente, serás más ágil, más eficiente, y finalmente piensa en cómo proteger ese momento. Cuando consigas estas tres cosas a la vez, verás cómo tu productividad puede llegar a otro nivel, trayendo todo tipo de éxitos, porque aprenderás a gestionar tu tiempo.


 

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